Політика конфіденційності для працівника

Повідомлення про обробку особистих даних

Дане повідомлення містить інформацію щодо обробки ваших особистих даних компанією VOLVO.

Компанія, в якій ви працюєте, («VOLVO») є оператором особистих даних, отриманих компанією VOLVO від вас та інших джерел, зазначених нижче. Статус оператора означає, що компанія VOLVO вирішує, з якою метою і в який спосіб будуть оброблятися ваші особисті дані. Компанія VOLVO несе відповідальність за обробку ваших особистих даних згідно з чинним законодавством та нормами в сфері захисту даних. Компанія VOLVO має необхідність в обробці ваших особистих даних у зв'язку з вашим працевлаштуванням у VOLVO. У разі виникнення питань щодо порядку обробки ваших особистих даних, зв'яжіться з уповноваженою особою компанії VOLVO з захисту персональних даних.

 

VOLVO може обробляти наступні категорії персональних даних. Будь-ласка, зверніть увагу на те, що VOLVO не обов'язково оброблятиме всі зазначені нижче персональні дані. Будь-ласка, зверніть увагу на те, що наведені нижче приклади для кожної категорії не є вичерпними.

 

Особисті дані, такі як ім'я, дата народження, номер соціального страхування (або його еквівалент), стать, національність, бажана мова, сімейний стан, фотографія

Організаційні дані, такі як номер робітника, опис посадових функцій, посада, місце роботи, організаційний підрозділ, відділ, керівник, безпосередні підлеглі

Контактні дані, такі як робоча адреса, домашня адреса, адреса електронної пошти, номер телефону

Дані про винагороди і пільги, такі як заробітна плата, перегляд окладу, податкові відрахування, інформація про пенсію, банківські реквізити

Дані управління роботою, такі як контракт з найму та інші угоди між вами і VOLVO, заяви та інші форми стосовно, наприклад, декретної відпустки, інформація про дату прийому на роботу і дату звільнення

Часові дані, такі як робочий час, відпрацьований час, відпустки, вимушені відпустки (декретна відпустка, відпустка через хворобу тощо)

Дані про членство у профспілках, якщо застосовно і доречно

Дані системи захисту, такі як дані про карти доступу, права доступу та про використання карт і прав доступу

Дані щодо безпеки і охорони праці, такі як інформація про відпустки через хворобу, програми оздоровлення, нещасні випадки на виробництві, медичні огляди

Дані щодо виробництва/ремонту/обслуговування, такі як облік і реєстрація операцій, виконаних вами у зв'язку з виробництвом, утриманням, ремонтом і обслуговуванням транспортних засобів

Дані щодо показників і оцінки роботи, такі як результати атестацій, результати оцінювання і догани, якщо є

Дані про кваліфікацію, такі як записи про навчання і навчально-підготовчі заходи

Дані управління поїздками, такі як інформація про відрядження і бронювання, номер паспорта, номер корпоративної кредитної карти, рахунки за поїздки і відрядні розходи

Дані служби технічної підтримки і довідкової служби, такі як запитання, що надійшли від вас/вашого менеджера/відділу кадрів стосовно вашого працевлаштування або обчислювального обладнання, або підтримка, надана вам у зв'язку з вищезгаданим

Дані, які стосуються комп'ютерних систем, такі як чинні на відповідний момент часу ідентифікатори користувача, паролі, дані для входу в систему, а також дані і журнали, що стосуються вашого користування обчислювальними системами, додатками і службами VOLVO згідно з політикою VOLVO в області інформаційних технологій.

 

Особливо відзначається, що, згідно з чинним законодавством про захист даних, дані про членство у профспілках і деякі аспекти даних щодо безпеки і охорони праці розглядаються як чутливі дані і вимагають особливо делікатного поводження. Особливо відзначається, що обробка чутливих даних здійснюється виключно за умови юридично чинного зобов'язання, санкціонованого за колективним трудовим договором і/або прямою згодою.

 

Будь-ласка, зверніть також увагу на те, що деякі дані, пов'язані з транспортним засобом (наприклад, номер транспортного засобу/шасі, сигнали тощо), генеруються автоматично під час користування продуктом, що перебуває у власності Volvo, таким як, наприклад, вантажівка. Однак, VOLVO не використовує такі дані, окрім випадків, коли це потрібно для випробувань, вирішення питань якості або в цілях удосконалення продукту. Будь-ласка, зверніть увагу на те, що цей розділ не стосується службових автомобілів компанії.

 

VOLVO також може здійснювати обробку обмеженого обсягу персональних даних (ім'я і контактні дані) осіб, указаних вами як такі, до яких VOLVO може звертатися у випадку нештатної ситуації. У деяких країнах також можуть оброблятися дані найближчих родичів у певних цілях, пов'язаних з пільгами і/або вимогами трудового законодавства.

VOLVO буде обробляти ваші персональні дані на одній із наведених нижче законних підстав. Ознайомтеся також з більш детальними відомостями, наведеними нижче.

 

Юридичні зобов'язання. Наприклад, закон може вимагати від VOLVO повідомити розмір вашого доходу у податкову службу.

 

Договірні зобов'язання. Наприклад, компанія VOLVO повинна обробляти ваші персональні дані, щоб мати змогу виплачувати вам призначену контрактом заробітну плату.

 

Законні інтереси. Зазвичай, законні інтереси VOLVO полягають в управлінні своєю поточною діяльністю, збереженні своїх приміщень і обладнання та здійсненні внутрішнього управління. У кожному конкретному випадку компанія VOLVO проводить оцінку для визначення, на підставі якого законного інтересу здійснюватиметься обробка персональних даних. Наприклад, VOLVO потрібно обробити певні персональні дані з метою управління вашими діловими відрядженнями — у цьому випадку законні інтереси VOLVO полягатимуть в управлінні поточною діяльністю. Якщо ж VOLVO потрібно обробити певні персональні дані з метою перегляду статусу свого обчислювального обладнання, то законним інтересом VOLVO буде збереження обладнання.

 

У виняткових випадках, і тільки якщо не можуть бути застосовані жодні інші законні підстави, VOLVO може запитати вашого безпосереднього дозволу на обробку ваших персональних даних.

 

У загальних цілях, наведених нижче, VOLVO оброблятиме ваші персональні дані як показано в наведених вище прикладах. Будь-ласка, зверніть увагу на те, що наведені нижче приклади для кожної цілі не є вичерпними.

 

Управління (як правило, ґрунтується на договірних зобов'язаннях і/або законних інтересах)

 

Уможливити вашу реєстрацію у системах VOLVO і загальне управління вашою роботою у VOLVO

 

Уможливити правильне використання ліценцій

 

Уможливити постійне оновлення штатного розкладу і журналу обліку працівників, включаючи складання внутрішніх зведень і статистичних звітів

 

Уможливити виплату вам заробітної плати, пенсії та інших винагород, а також перегляд розміру заробітної плати, включаючи складання внутрішніх зведень і статистичних звітів

 

Уможливити подальшу діяльність за проектами

 

Звітування (як правило, ґрунтується на юридичних зобов'язаннях і/або законних інтересах)

 

Уможливити передбачене законом звітування перед державними установами, наприклад, податковою службою

 

Уможливити облік вашого робочого часу/вимушених відпусток/відпусток в цілях перерахунку заробітної плати або виставлення рахунків

 

Вимоги трудового законодавства (як правило, ґрунтується на юридичних зобов'язаннях і/або законних інтересах)

 

Уможливити виконання компанією VOLVO своїх зобов'язань за колективними трудовими договорами з профспілками або накладених трудовим законодавством

 

Умови праці і безпека продукту (як правило, ґрунтується на юридичних зобов'язаннях і/або законних інтересах)

 

Уможливити виконання компанією VOLVO своїх зобов'язань щодо забезпечення безпечних умов праці (включаючи контроль і запобігання несанкціонованому доступу до об'єктів і обладнання VOLVO) й інших зобов'язань щодо умов праці або передбачених трудовим законодавством

 

Уможливити виконання VOLVO своїх зобов'язань щодо безпеки і якості продукту

 

Підвищення кваліфікації (як правило, ґрунтується на юридичних і/ або договірних зобов'язаннях і/або законних інтересах)

 

Уможливити заходи щодо зростання/підвищення кваліфікації, а також атестацію і оцінювання працівника

 

Уможливити і запропонувати навчальні і підготовчі заходи

 

Службові обов'язки працівника (як правило, ґрунтується на юридичних і/або договірних зобов'язаннях і/або законних інтересах)

 

Уможливити виконання ваших робочих обов'язків, таких як написання електронних повідомлень, розробка документації, складання звітів, презентацій, графічних матеріалів тощо

 

Уможливити відрядження

 

Уможливити надання відповідей на запитання, що поступили від вас/вашого менеджера/відділу кадрів стосовно вашого працевлаштування або обчислювального обладнання, або надання підтримки, необхідної для виконання ваших робочих обов'язків

 

Уможливити здійснення чинних на відповідний момент часу політик VOLVO, включаючи Кодекс етики Volvo Group і Політику VOLVO в області інформаційних технологій, щоб гарантувати дотримання згаданих політик і виявити можливу заборонену діяльність

 

Дослідження і розробка, вирішення питань якості (як правило, ґрунтується на законних інтересах)

 

Уможливити діяльність з досліджень і розробки стосовно продукції Volvo (зокрема, вантажівок) з використанням даних транспортного засобу, вироблених під час використання продукту, що перебуває у власності Volvo (див. вище)

 

Уможливити діяльність з вирішення питань якості стосовно продукції Volvo (зокрема, вантажівок) з використанням даних транспортного засобу, вироблених під час використання продукту, що перебуває у власності Volvo (див. вище)

VOLVO отримуватиме ваші персональні дані переважно від вас, вашого менеджера, відділу кадрів або третьої сторони, до якої ви направили нас для отримання ваших персональних даних. Деякі персональні дані або їх еквіваленти також можуть генеруватися автоматично в інформаційній системі VOLVO, наприклад, при створенні вашого ідентифікатора користувача для входу в системи VOLVO.

Як правило, VOLVO не передаватиме ваші персональні нікому поза Volvo Group, окрім випадків, коли це вимагається законом, правилами або колективним трудовим договором. Однак, якщо це необхідно для виконання цілей, пов'язаних з обробкою даних, VOLVO може передавати ваші персональні дані іншій компанії у складі Volvo Group, у тому числі компаніям поза межами ЄС/ЄЕЗ. Також, якщо це необхідно для виконання цілей, пов'язаних з обробкою даних, Volvo може передавати ваші персональні дані стороннім постачальникам, у тому числі постачальникам поза межами ЄС/ЄЕЗ. В усіх випадках VOLVO докладатиме всіх обґрунтованих зусиль, щоб бути переконаними в тому, що в наявності є належні засоби безпеки для забезпечення необхідного рівня захисту ваших персональних даних у відповідності до чинного законодавства щодо захисту даних. Вони можуть включати, наприклад, використання угод на внутрішню або зовнішню обробку даних, які основуються на стандартних договірних умовах, ухвалених ЄС, або на Програмі захисту конфіденційності ЄС — США, або на інших механізмах, визнаних і ухвалених компетентними інстанціями і чинних на відповідний момент часу. У разі виникнення питань щодо порядку передачі ваших персональних даних, зверніться до уповноваженої особи компанії VOLVO із захисту персональних даних.

Як правило, VOLVO зберігатиме ваші персональні дані впродовж терміну вашого працевлаштування. Після того як термін вашого працевлаштування скінчиться, VOLVO зберігатиме лише ті персональні дані, які будуть вважатися потрібними для виконання цілей, з якими їх збирали, і тільки до того часу, як ці цілі будуть виконані, або, якщо термін їх зберігання буде подовжений, дані будуть зберігатися стільки, скільки буде потрібно для виконання місцевих юридичних, податкових зобов'язань або зобов'язань щодо пільг, або для задоволення будь-яких юридичних вимог, пов'язаних з наявними, потенційними або очікуваними спорами і претензіями.

Ви маєте право здійснювати запити на отримання доступу до ваших особистих даних. Також ви маєте право надсилати запити у VOLVO на виправлення або видалення ваших особистих даних або на накладення обмежень на їх обробку. Також ви можете заперечувати проти обробки ваших особистих даних компанією VOLVO або робити запити на забезпечення переносності даних. Однак, зверніть увагу, що в певних випадках VOLVO не має зобов'язання виконувати запити на видалення, обмеження доступу, опротестування або забезпечення переносності даних. Оцінювання буде проведено індивідуально з урахуванням законних зобов'язань VOLVO і передбачених законом виключень.

Додаткові відомості про права суб'єкта даних